Sie haben viele unbearbeitete E-Mails in Ihrem Posteingang? Sie fühlen sich unter Druck gesetzt und haben das Gefühl der E-Mail-Flut nicht mehr gewachsen zu sein? Dann probieren Sie meine vier Schritte zu „weniger ist mehr“ im Posteingang aus:

Vier Schritte zu weniger Post!

Schritt 1: Abonnierte Newsletter aussortieren

Oftmals wird Ihr E-Mail-Postfach durch überflüssige Newsletter verstopft. Welche Newsletter haben Sie in den letzten Monaten tatsächlich gelesen?Überprüfen Sie kritisch, welche Newsletter Ihnen einen wirklichen Mehrwert liefern. Diese dürfen bleiben. Von den restlichen Newslettern melden Sie sich ab. Den Link zur Abmeldung finden Sie in der Regel ganz unten in der entsprechenden Mail.

Schritt 2: Postbearbeitungszeiten festlegen

Hand auf’s Herz: wie oft schauen Sie in Ihren Mail-Posteingang? Werden Sie ständig benachrichtigt, wenn eine neue Mail eintrifft? Häufige Unterbrechungen kosten Sie wertvolle Zeit und stören Sie in Ihrer Konzentration. Schalten Sie diese Benachrichtigungen aus und öffnen Sie Ihren Posteingang zu festgelegten Zeiten. Ihren Hausbriefkasten öffnen Sie auch nur einmal am Tag.

Öffnen Sie Ihren Posteingang nur, wenn Sie auch Zeit haben, die eingetroffenen Mails zu verarbeiten.

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Schritt 3: Eindeutige Betreffzeilen

Verwenden Sie eindeutige Betreffzeilen. Diese geben dem Empfänger einen klaren Hinweis, z. B. eine Arbeitsanweisung („Bitte um Entscheidung …“, „Bitte Flugticket buchen …“) oder einen Hinweis auf den Inhalt („Angebot für Ihre Balkonsanierung“, „Terminbestätigung“, …).

Fassen Sie nicht zu viele verschiedene Themen in einer E-Mail zusammen. Lange E-Mails bleiben genau deswegen lange unbeantwortet, weil Ihr Gegenüber sich scheut eine Antwort zu senden, wenn noch nicht alle Punkte bearbeitet wurden.

Schritt 4: Sorgfältige Auswahl der Empfänger

Jede Mail, die wir verschicken führt in der Regel wieder zu einer Antwort des Empfängers. Um diese Nachrichtenflut einzudämmen, adressieren Sie Ihre Mails präzise. Nehmen Sie nur diejenigen Empfänger in den Verteiler auf, für die Ihre E-Mail tatsächlich relevant ist.

Beachten Sie: nicht in allen Situationen ist die E-Mail das geeignete Kommunikationsmittel. Entscheiden Sie vorab, ob ein Telefonat bzw. ein persönliches Gespräch die bessere Wahl ist und zu einem schnelleren Ergebnis führt.

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