Sie haben zu viele unbearbeitete E-Mails in Ihrem Posteingang? Sie fühlen sich unter Druck gesetzt und haben das Gefühl der E-Mail-Flut nicht mehr Herr zu werden? Dann:

„Alles auf Anfang“ …

Vier Schritte zur Ordnung im Posteingang

Schritt 1: Archiv-Struktur anlegen

Nutzen Sie die Ordner-Funktion Ihres E-Mail-Programms! Fragen Sie sich, welche Ordner Sie für Ihre privaten und beruflichen E-Mails benötigen.

Privat z. B. Familie, Freunde, Freizeit, Urlaub, Haus …

Beruflich z. B. Kunden, Lieferanten, Banken, …

oder arbeiten Sie projektbezogen? Dann bieten sich die Ordner Projekt 1, Projekt 2, Projekt 3 … an.

Zusätzlich zu dieser Struktur legen Sie (vielleicht nur vorübergehend?) zwei weitere Ordner mit den Themen „BEARBEITEN“ und „LESEN“ an.

Ihr E-Mail-Programm zeigt Ordner nur alphabetisch an? Stellen Sie Ihren Ordnernamen Nummern 01, 02, 03 … voran und ordnen Sie diese entsprechend Ihrer Anforderungen.

Ordnungstipp

Schritt 2: Posteingang einmalig ganz leeren

Nun nehmen Sie sich einmalig die Zeit, Ihren Posteingang komplett zu leeren. Für jede einzelne Mail wird entschieden, was mit ihr passieren soll:

a/ LÖSCHEN (diese Mail benötige ich nicht mehr)

b/WEITERLEITEN (diese Mail ist nicht von mir zu bearbeiten)

c/ARCHIVIEREN (diese Mail benötige ich noch, muss sie aber nicht mehr bearbeiten)

Sie haben zu viele E-Mails, die archiviert werden müssen? Die Archivierung dauert Ihnen im 2. Schritt zu lange. Dann legen Sie neben den o. g. Ordnern einen Ordner „ARCHIVIEREN“ an und erledigen die Ablage später.

d/ LESEN (diese Mail möchte ich noch lesen)

e/ BEARBEITEN (diese Mail muss ich noch bearbeiten)

Und schon ist Ihr Posteingang leer. Herrlich …

vermutlich wird das aber nicht von langer Dauer sein. Deshalb:

Schritt 3: E-Mail bei Öffnung sofort einsortieren

Zukünftig sortieren Sie Ihre Mails sofort, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen. Das wird vermutlich die größte Umstellung! Das heißt in der Konsequenz auch: Öffnen Sie ihren Posteingang nur, wenn Sie auch Zeit für die anschließende Sortierung (wie in Schritt 2 a – e beschrieben) haben.

E-Mail-Posteingang einmal täglich komplett leeren

Ordnungstipp

Schritt 4: Ordner „LESEN“ und „BEARBEITEN“

E-Mails, die Sie in die Ordner „LESEN“ und „BEARBEITEN“ verschoben haben, erledigen sich nicht automatisch. Arbeiten Sie diese Ordner konsequent ab und blockieren Sie sich feste Zeitfenster für diese Aufgabe. Haben Sie einen Ordner „ARCHIVIEREN“ angelegt, dann gehört auch die Bearbeitung dieses Ordners hier in den vierten Schritt.

Ich habe mich mittlerweile so organisiert, dass ich keinen „BEARBEITEN“-Ordner mehr benötige. Mein Posteingang ist so übersichtlich, dass diese Mails tatsächlich bis zur meist gleichtägigen Bearbeitung im Posteingang verbleiben können.

Sie haben zuviel Post? Hier habe ich einmal beschrieben, wie das „Zuviel“ eingedämmt werden kann.