Es befinden sich so viele unbearbeitete, evtl. nur angelesene oder zwar gelesene aber nicht beantwortete Mails im Posteingang? Und täglich werden es mehr? Dann …

„Alles auf Anfang“ …

Vier Schritte zur Ordnung im Posteingang

Schritt 1: Archiv-Struktur anlegen

Das Mailprogramm hat eine Ordner-Funktion! Welche Ordner benötige ich für meine privaten und beruflichen Mails?

Privat z. B. Familie, Freunde, Freizeit, Urlaub, Haus …

Beruflich z. B. Kunden, Lieferanten, Banken, …

Bei projektbezogener Arbeit bieten sich die Ordner Projekt 1, Projekt 2, Projekt 3 … an.

Zusätzlich zu dieser Struktur werden (nur vorübergehend?) zwei weitere Ordner mit den Themen „BEARBEITEN“ und „LESEN“ an.

Ihr E-Mail-Programm zeigt Ordner nur alphabetisch an? Stellen Sie Ihren Ordnernamen Nummern 01, 02, 03 … voran und ordnen Sie diese entsprechend Ihrer Anforderungen.

Ordnungstipp

Schritt 2: Posteingang einmalig ganz leeren

Nun wird einmalig für jede einzelne Mail entschieden, was mit ihr passieren soll:

a/ LÖSCHEN (diese Mail benötige ich nicht mehr)

b/WEITERLEITEN (diese Mail ist nicht von mir zu bearbeiten)

c/ARCHIVIEREN (diese Mail benötige ich noch, muss sie aber nicht mehr bearbeiten)

Sie haben zu viele E-Mails, die archiviert werden müssen? Die Archivierung dauert Ihnen im 2. Schritt zu lange. Dann legen Sie neben den bereits genannten Ordnern „LESEN“ und „BEARBEITEN“ einen weiteren Ordner „ARCHIVIEREN“ an und erledigen die Ablage später.

d/ LESEN (diese Mail möchte ich noch lesen)

e/ BEARBEITEN (diese Mail muss ich noch bearbeiten)

Und schon ist der Posteingang leer. Herrlich … auch wenn dies vermutlich nicht von langer Dauer sein wird. Deshalb:

Schritt 3: E-Mail bei Öffnung sofort einsortieren

Zukünftig werden alle Mails sofort, wenn ich den Posteingang öffnen, in die richtigen Ordner einsortiert. Das wird vermutlich die größte Umstellung! Das heißt in der Konsequenz auch: der Posteingang wird nur geöffnet, wenn auch Zeit für die sofortige Sortierung bleibt.

E-Mail-Posteingang einmal täglich komplett leeren

Ordnungstipp

Schritt 4: Ordner „LESEN“ und „BEARBEITEN“

E-Mails, die in die Ordner „LESEN“ und „BEARBEITEN“ und evtl. „ARCHIVIEREN“ verschoben wurden, erledigen sich leider nicht automatisch, sondern müssen konsequent abgearbeitet werden. Für diese Aufgabe werden feste Zeitfenster blockiert.

Ich habe mich mittlerweile so organisiert, dass ich weder einen „BEARBEITEN“- noch einen „ARCHIVIEREN“ – Ordner mehr benötige. Ich öffne meinen Posteingang nur noch, wenn ich tatsächlich Zeit habe, mich mit meiner Post zu beschäftigen.

Zuviel Post? Hier habe ich einmal beschrieben, wie das „Zuviel“ eingedämmt werden kann.