Wie sieht es auf Ihrem PC mit der Ordnung aus?

Wie viele Ordner und Unterordner brauchen Sie wirklich?

Wie viele Verknüpfungen befinden sich auf Ihrem Desktop?

Haben Sie den Überblick verloren?

 

Die Ordnerstruktur für meine nebenberufliche Selbstständigkeit umfasst bisher sechs Ordner 

  1. Organisation (Gewerbeanmeldung, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Steuer-Nummer, Handelskammer, Versicherungen, Fortbildungen)
  2. Buchhaltung (Belege nach Jahren und Monaten geordnet, Kontoauszüge, Umsatzsteuer, Buchungsjournale und Sicherungen der laufenden Buchführung)
  3. Kunden (Kundenkartei, Briefe, Angebote, Auftragsbestätigungen, …
  4. Werbung (Anzeigen, Flyer, Visitenkarten)
  5. Homepage (Sicherungskopien der Seiten, Blogideen- und planung, Bilder, …)
  6. Sonstiges (alles, was sonst keinen Platz gefunden hat)

und fünf Dokumentvorlagen auf die ich immer sofort zugreifen möchte:

  • Brief
  • Angebot
  • Auftragsbestätigung
  • Rechnung
  • Mahnung

Die Ordnerstruktur am PC sollte übersichtlich sein. Auf einer Ebene sollten sich nur so viele Ordner befinden, wie sich auf einen Blick erfassen lassen. In der Praxis haben sich maximal sieben Ordner pro Ebene bewährt. Denn Psychologen haben herausgefunden, dass wir maximal sieben Informationsblöcke gleichzeitig aufnehmen können. Um nicht zu viel Zeit beim Suchen nach Dokumenten zu brauchen, sollte die Entfernung von der obersten zur untersten Ordnerebene maximal drei Ordner betragen.

Klingt kompliziert?

Sie haben das Gefühl, Sie benötigen mehr Ordner?

Mit diesen Vorgaben (max. sieben Ordner pro Ebene mit max. drei Unterebenen) befinden sich auf einem PC höchstens  399 Ordner. Das sollte ausreichen oder?

Auf Ebene 1 gibt es demnach sieben Ordner.

Auf Ebene 2 sind es maximal 49 Ordner (jeder meiner sieben Ordner auf Ebene 1 hat maximal sieben Unterordner).

Auf Ebene 3 existieren maximal 343 Ordner (jeder der 49 Ordner auf Ebene 2 hat wiederum maximal sieben Unterordner).