Zu Hause stapeln sich die Papierberge. Bei manchen privaten Unterlagen müssen Verjährungsfristen und Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Diese liegen zwischen zwei Jahren und „lebenslänglich“.

Dieser Artikel ist nach bestem Wissen und Gewissen von mir recherchiert und verfasst worden. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Und wie immer gilt: Ausnahmen bestätigen die Regel!

Handwerkerrechnungen

Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit schreibt der Gesetzgeber Privatpersonen vor, Handwerkerrechnungen gemäß § 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem diese Rechnung ausgestellt wurde. Der Handwerksbetrieb muss auf diese Pflicht zur Aufbewahrung in seiner Rechnung hinweisen.

In Zweifelsfällen muss der private Auftraggeber nachweisen, dass der Handwerksbetrieb die Arbeiten nicht unter der Hand ausgeführt hat, sondern eine Rechnung geschrieben und diese ordnungsgemäß versteuert hat. Erst mit Ablauf der zweijährigen Frist kann die Handwerkerrechnung dann ins Altpapier. Am 1. Januar 2018 können Privatpersonen Handwerkerrechnungen aus den Jahren 2015 und früher zum Altpapier geben. Um Gewährleistungsansprüche geltend zu machen, ist es sinnvoll Handwerkerrechnungen länger aufzubewahren.

Quittungen und Kaufbelege

Quittungen und Kaufbelege für Neuwaren sollten wegen der gesetzlichen Gewährleistungspflicht (§ 437ff. BGB) mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer innerhalb dieser zwei Jahre das gekaufte Produkt reklamieren möchte, muss belegen, wann er diesen Artikel gekauft hat. Dieser Nachweis gelingt am einfachsten durch die Rechnung oder die Quittung, ist alternativ aber auch durch den Kontoauszug, wenn die Rechnung per Überweisung beglichen wurde, möglich. Auch bei Käufen aus dem Internet besteht diese Gewährleistungspflicht durch den Verkäufer. Um hier von seinem Recht Gebrauch zu machen, sollten daher die Rechnungen entweder ausgedruckt und dann archiviert werden oder sicher abgespeichert werden. Beachtet werden sollte, dass die gesetzliche Gewährleistung sich von der Herstellergarantie abgrenzt. Die Herstellergarantie beträgt meist nur ein Jahr.

Belege für den Bau eines Eigenheims sollten fünf Jahre aufgehoben werden sollten. Die Gewährleistung besteht hier genau diese Zeit, in der ein Mangel am Bau oder an den Arbeiten noch „Garantie“ hat. Diese Belege sollten daher so gut aufgehoben werden, dass sie erst nach 5 Jahren aussortiert werden.

Vielverdiener

Wer als Angestellter höhere Einnahmen als 500.000 € im Jahr erzielt, muss eine 6jährige Aufbewahrungsfrist einhalten. Diese gilt für sämtliche Dokumente im Zusammenhang mit den Einnahmen, insbesondere aber für die steuerlich relevanten. Auch Kontoauszüge sind von dieser Aufbewahrungsfrist betroffen.

Bankunterlagen

Private Bankunterlagen unterliegen einer dreijährigen Aufbewahrungsfrist. Gemeint sind hier Unterlagen zu bezahlten Rechnungen, wie Kontoauszüge oder Quittungen. Eine Rechnung kann auch dann, wenn sie eigentlich schon bezahlt worden ist, doch noch einmal eingefordert werden. Der Käufer ist dann gut beraten, wenn er direkt belegen kann, dass diese schon bezahlt worden ist. Aus diesem Grund gilt: Die dreijährige Aufbewahrungsfrist für private Käufe sollte eingehalten werden. Wer die Rechnung und direkt auch den Kontoauszug dazu zusammenheftet und archiviert, der ist für den Fall der Fälle immer gut gerüstet. Mit dem Ende des dritten Jahres, nachdem die Rechnung eigentlich fällig war, verjährt der Anspruch, sodass diese Dokumente dann nicht mehr unter die Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen fällt und die Unterlagen vernichtet werden können. Auch hier gilt wieder, dass die Belege für teure Anschaffung vielleicht zum Belegen der Ausgaben für die Hausratversicherung sinnvoll sein können.

Bei anderen Bankunterlagen erhöhen sich die Aufbewahrungsfristen für private Haushalte sogar. Dieses ist dann der Fall, wenn viele, häufig getätigte Zahlungen an einen Empfänger nachzuweisen sind. Ein Beispiel sind die Zahlungen der Miete. Alle Belege, die für die mehrfach ausgeführten Zahlungen da sind, sollten daher erst nach dem Ende des vierten Jahres vernichtet werden.
Bankunterlagen für Immobilienkaufverträge sollten dagegen ein Leben lang aufgehoben werden. Diese Aufbewahrungspflicht der Privatpersonen hat vor allem den Vorteil, dass auch Jahre später noch dargelegt werden kann, wie viel für die Immobilie gezahlt worden ist. Wenn die Immobilie weiterverkauft werden soll, ist anhand dieser Unterlagen erst ein Wert, ein Kaufpreis auszumachen.

Steuerunterlagen

Privatpersonen sind nicht verpflichtet, die eigenen Steuerunterlagen aufzuheben. Dieses ist bei Selbstständigen anders (hier nachzulesen). Private Steuerunterlagen könnten eigentlich direkt, nachdem die Steuererklärung eingegangen ist, in den Müll. Gut beraten sind aber all diejenigen, die diese Belege dennoch eine Zeitlang archivieren. Die Aufbewahrungsfrist kann individuell gehandhabt werden. Bei vielen Anträgen, so bei einem Kreditantrag oder beim Jugendamt, wo der Kindergartenplatz bezahlt werden muss, muss die Einkommenshöhe aber nachgewiesen werden. Am einfachsten ist dieser Nachweis mit dem Einkommenssteuerbescheid.

Lebenslange Aufbewahrungsfrist

Diese gilt bei Rentenunterlagen und ärztlichen Unterlagen. Diese Dokumente sollten im Idealfall ein Leben lang aufgehoben werden.

Zwar wird die Rentenhöhe berechnet, doch ist es oft sinnvoll, diese Berechnung sehr genau zu prüfen. Wer gegen die Berechnung vorgehen möchte, der braucht die Belege, mit denen dieses erfolgen kann. Interessant ist es vor allem immer wieder bei Frauen, die in Erziehungszeiten steckten. Hier ist es sinnvoll, dass diese Zeiten eben entsprechend nachgewiesen werden können. Dieser Nachweis kann mit Gehaltsabrechnungen oder Sozialversicherungsunterlagen erfolgen.

Auch Unterlagen von Ärzten sollten im eigenen Interesse mit einer lebenslangen Aufbewahrungsfrist verwahrt werden. Oftmals ist es beim Stellen einer Diagnose wichtig zu erfahren, wann die Beschwerden zum ersten Mal aufgetreten sind. Mit Röntgenbildern, Befunden, Arztberichten und eigenen Notizen lässt sich die eigene Krankengeschichte gut nachvollziehen.

Über die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende schreibe ich in einem der nächsten Blog-Artikel.