Dieser Artikel ist nach bestem Wissen und Gewissen von mir recherchiert und verfasst worden. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Und wie immer gilt: Ausnahmen bestätigen die Regel!

In einem Unternehmen gibt es täglich viele Schriftstücke, die teilweise das Unternehmen verlassen, teilweise innerhalb des Unternehmens verbleiben. Was versteht man unter Geschäftsbriefen und welche Angaben müssen auf diesen Dokumenten zwingend enthalten sein?

Externer Schriftverkehr

Der gesamte unternehmerische „externe“ Schriftverkehr gilt als Geschäftsbrief. Jede schriftliche Mitteilung, die sich an externe Empfänger richtet, ist ein Geschäftsbrief. Dazu gehören neben normalen Briefen, der gesamte kaufmännische Schriftverkehr, aber auch E-Mails und Telefaxe.

Interner Schriftverkehr

Nicht als Geschäftsbrief gilt der „interne“ Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen und Niederlassungen innerhalb eines Unternehmens.

Je nach Gesellschaftsform gelten unterschiedliche Pflichtangaben.

Ohne Handelsregistereintrag

Für Gewerbetreibende, die nicht in das Handelsregister eingetragen sind, hatte bisher der § 15b Gewerbeordnung geregelt, welche Angaben auf Geschäftsbriefen gemacht werden müssen. Dieser Paragraph wurde gelöscht. Folgende Angaben sollten aber auf allen Geschäftsbriefen gemacht werden:

  • Vorname (ausgeschrieben) und Nachname
  • ladungsfähige Anschrift
  • Angaben zu allen Gesellschaftern
  • evtl. Sachbezeichnungen mit Hinweis auf die Tätigkeit

Bei unrichtigen oder irreführenden Angaben drohen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen.

Mit Handelsregistereintrag

Für alle kaufmännischen, im Handelsregister eingetragenen Unternehmen sind folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:

  • die vollständige Firma (wie im Handelsregister eingetragen)
  • die Rechtsform der Gesellschaft
  • der Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • die Handelsregisternummer

Hinzukommt bei Personenhandelsgesellschaften (OHG und KG), bei denen kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist
ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. OHG, GmbH & Co. KG) und die Pflichtangaben für die Unternehmen, die persönlich haftende Gesellschafter sind, wie die Komplementär-GmbH.

Bei den Rechtsformen GmbH und AG gibt es noch weitere Pflichtangaben.

Strafen

Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, dem drohen wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen und Zwangsgelder vom Registergericht bis zu 5.000 Euro.

Weitere Pflichtangaben

Damit eine Rechnung „ordungsgemäß“ ist, bedarf es weiterer Angaben. Da ein Unternehmen in der Regel nicht für jeden Geschäftsbrief ein eigenes Briefpapier hat bzw. eine eigene Vorlage erstellt, empfiehlt es sich, weitere Pflichtangaben (wie z. B. die Steuernummer) und andere nützliche Angaben (z. B. die Bankverbindung) mit aufzunehmen.